建一個記得你部門背景的 AI 工作桌
完成後你會有一個專屬工作區,開新對話不必重貼背景,它直接用你的資料和角色回答。
開始前準備(3 項)
- 部門常用背景檔案 3 到 5 份(範本、語氣規範、近期專案說明)
- 想好這個 AI 助理的角色定位(例如部門行政助理)
- claude.ai 帳號(專案功能免費版可用,付費版容量較大)
照著做(5 步)
- 建立專案在 claude.ai 左側點 Projects(專案:把檔案、指令、對話集中在一起的工作區),按「新增專案」,取名例如「部門助理」。
- 上傳知識檔在專案頁面的知識區(Project knowledge)上傳你準備的範本、規範、專案說明,這些是它每次回答的參考資料。
- 設定自訂指令點專案的自訂指令(Custom instructions),貼上下方 prompt 填好的版本,定義角色、語氣與規矩。
- 開新對話測試在專案裡開新對話,不貼任何背景直接問部門相關問題,看它是否用知識檔內容、以你設定的角色回答。
- 定期維護檔案過時它就會照舊資料回答,每月更新一次知識檔;不同業務開不同專案,不要全塞同一個。
指令範本(複製後把括號換成你的內容)
你是[請填寫:例如本部門的行政助理]。回答時遵守:第一,語氣[請填寫:例如正式精簡、繁體中文];第二,優先引用本專案知識檔中的範本與規範;第三,產出格式[請填寫:例如先列重點、再給全文];第四,不確定的事先問我,不要自己猜。
怎麼驗收
驗收標準只有一個:新對話零背景提問,它答得出部門專屬內容且角色語氣正確;答不出就檢查知識檔和指令。
注意
知識檔不要放員工個資或未經授權的機密文件;放進去的內容等於它每次都看得到。
下一步
把 W-09 的 SOP 範本也放進這個專案;想讓它自己動手做事,挑戰 W-11。