把團隊的文件 SOP 做成一個所有人可用的 Skill
得到一個 Skill(把固定做法教給 AI 的 SOP 檔),之後團隊任何人一句話就能產出符合規範的文件。
開始前準備(2 項)
- 一份團隊現有的文件規範或合格範例(例如週報格式、對外信件格式)
- 已安裝 Claude Code(用打字指揮它建檔、改檔的工具),並開好一個團隊共用的專案資料夾
照著做(5 步)
- 挑一個高頻流程選團隊「每週都要做、格式固定」的文件,例如週報。頻率越高,做成 Skill 的回報越大。
- 在 Claude Code 描述 SOP在專案資料夾啟動 Claude Code,把範例檔放進資料夾,說清楚:輸入什麼、輸出什麼格式、有哪些禁忌。
- 用計畫模式建 Skill貼下方指令(開頭已要求先進計畫模式)。它會先列出 Skill 檔案的規劃,你看過內容合理再批准動手。
- 用三組輸入實測拿三種不同的輸入各跑一次(正常的、資料很少的、格式很亂的),看輸出是否穩定符合規範。
- 分享給團隊把 Skill 所在的資料夾放進團隊共用位置,寫三行使用說明:什麼情境用、怎麼呼叫、出錯找誰。
指令範本(複製後把括號換成你的內容)
我要把團隊的 [請填寫:文件名稱,例如 週報] 製作流程做成一個 Skill。請先進入計畫模式,列出規劃給我確認後再動手:
① Skill 名稱:[請填寫:例如 weekly-report]
② 觸發情境:當使用者說「[請填寫:例如 寫週報]」時使用
③ 輸出格式規範:[請填寫:貼上你們的格式,例如 本週完成/下週計畫/需要支援,各 3-5 點條列]
④ 語氣與禁忌:[請填寫:例如 條列不寫長段落、不得出現客戶真名]
⑤ 參考範例:資料夾裡的 [請填寫:範例檔名] 是合格範例
規則:輸入資料不足時,Skill 必須明確列出「缺什麼」,不可以自行編造內容。建好後,用三組不同輸入測試並把結果展示給我看。
怎麼驗收
三次測試的輸出格式要一致;故意給一個「缺一半資料」的輸入,看它會誠實回報缺什麼、還是硬編內容——會硬編的 Skill 不能上線。
注意
Skill 檔案裡不要寫死真實客戶名或內部機密——規範寫通則,敏感資料每次使用時另外提供。
下一步
建第二個 Skill 前,先問團隊「大家最常重複做的文件是什麼」,照使用頻率排優先順序,不要憑感覺選。