把冗長逐字稿整理成決議清單與待辦表
得到「決議最多 5 點 + 待辦表(事項/負責人/期限)」的會議紀錄,整理完直接可發群組。
開始前準備(2 項)
- 文字版逐字稿——注意:Claude 不能直接把「錄音檔」轉成文字,要先用視訊會議內建字幕或轉檔工具(如 Whisper、NotebookLM)產出文字
- 與會者名單(可用代號)與會議日期
照著做(4 步)
- 先把錄音變文字這一步 Claude 幫不上忙,老實用會議軟體的字幕匯出或轉檔工具。拿到文字檔後才進下一步。
- 開新對話、分段貼上逐字稿太長就分段貼,先告訴它:「我會分 3 段貼,全部貼完我說『開始整理』你再動作。」
- 貼指令範本全部貼完後送出下方指令,拿到結構化的會議紀錄。
- 核對決議與負責人特別檢查「誰負責、何時完成」——AI 常把「討論過但沒定案」的事寫成決議,這是最常見的錯。
指令範本(複製後把括號換成你的內容)
以下是 [請填寫:會議名稱] 的逐字稿,請整理成會議紀錄:
① 決議事項:最多 5 點,只列真的有拍板定案的
② 待辦表:欄位為 事項/負責人/期限;逐字稿裡沒講到負責人或期限的,該欄標【會後確認】
③ 待討論事項:有討論但沒結論的,另外列一區,不要混進決議
④ 全文不得加入逐字稿以外的內容
與會者(代號即可):[請填寫:例如 A理事長、B主任]
會議日期:[請填寫]
逐字稿:[請填寫:貼上文字,太長可分段]
怎麼驗收
對照逐字稿逐條確認每項「決議」真的有人拍板;沒結論的討論應該出現在「待討論」區,而不是決議區。
注意
逐字稿常含個資與內部敏感發言——發言人姓名先代號化,或改用無痕模式(這次對話內容 AI 不會記住)。
下一步
把你組織的會議紀錄格式教給 Claude 並存成固定做法,以後一句「照慣例整理」就能重複使用。