把散落的客戶往來資料整理成一頁會議準備包
得到一頁「客戶現況/痛點/我方提案/預期問題」的會前摘要(brief),開會前十分鐘看完就能上場。
開始前準備(2 項)
- 一個測試資料夾,放入去識別化(把真名換代號)的客戶往來信、需求單、報價單,約 5 到 10 個檔案
- 電腦已安裝桌面版 Claude,且可使用 Cowork(你給它一個目標,它自己在你電腦上把事做完的模式)
照著做(4 步)
- 建一個測試資料夾把客戶資料「複製一份」到新資料夾(例如「客戶A_會前準備」)。不要直接用原始資料夾或整個下載資料夾,免得它動到不該動的檔案。
- 開 Cowork 並只授權這個資料夾在桌面版 Claude 切換到 Cowork,系統問你要開放哪個資料夾時,只選剛剛建的測試資料夾(最小授權原則)。
- 貼指令、講清楚成品格式複製下方指令範本送出。Cowork 的關鍵是「講清楚要什麼成品、什麼格式」,而不是一步步下指令。
- 打開成品逐段驗收它做完會交出一份檔案。打開後逐段對照原始檔,特別檢查標了【待確認】的地方。
指令範本(複製後把括號換成你的內容)
請整理這個資料夾裡所有客戶相關檔案,產出一份「會議準備一頁」(存成 會議準備.md):
① 客戶現況:目前合作狀態、最近一次互動的重點
② 客戶痛點:從往來信與需求單整理,每一點註明出自哪個檔案
③ 我方提案重點:根據報價單摘要
④ 預期問題與建議回答:列 3 個客戶最可能問的問題
規則:只根據資料夾內的檔案寫,找不到依據的內容標【待確認】,不要自行推測。
客戶代號:[請填寫]
這次會議的目的:[請填寫:例如 續約談判、處理客訴]
怎麼驗收
抽查 2 到 3 個關鍵事實(報價金額、客戶提過的需求),回原始檔找得到出處才算數;找不到的視為 AI 自己補的,刪掉或查證。
注意
只授權測試資料夾、只放去識別化資料;真實客戶個資與機密合約不要整包交給 AI 處理。
下一步
把這個指令存成固定範本,以後每次會前只要換一個資料夾就能重跑,五分鐘生出會前包。