寫一封開完會馬上能寄的客戶跟進信
得到一封語氣專業、重點齊全、貼上就能寄出的跟進 Email 定稿。
開始前準備(2 項)
- 這次會議的重點筆記(手寫幾行也可以)
- 你希望客戶下一步做什麼(例如回覆報價、約下次會議)
照著做(4 步)
- 開新對話打開 Claude 的 Chat(最基本的打字問答模式),按「新對話」。手機 App 或電腦網頁都可以。
- 先把個資換成代號把會議筆記裡的客戶全名、公司名先改成代號(例如「A公司、王經理」),再貼進輸入框。寄信前你再自己換回真名。
- 貼指令範本複製下方指令範本,把每個 [請填寫] 換成你的內容,連同筆記一起送出。
- 來回改到滿意看初稿後直接用一句話修改,例如「再短一點」「語氣再軟一點」「重點放在交期」,通常一到兩輪就能定稿。
指令範本(複製後把括號換成你的內容)
你是我的業務助理。我剛跟客戶開完會,請幫我寫一封會後跟進信:
① 150 到 250 字,商務但不生硬
② 結構:感謝 → 本次會議 3 個重點確認 → 下一步(明確說出希望對方做什麼、什麼期限)
③ 只使用我提供的資訊,不要自行補充承諾或數字
會議筆記:[請填寫:貼上你的會議筆記,人名公司先換成代號]
希望對方的下一步:[請填寫:例如 6/30 前回覆報價確認]
怎麼驗收
逐一核對信裡的日期、金額、承諾事項是否跟你的筆記一致——AI 可能把數字寫錯,或自己補出你沒說過的承諾。
注意
客戶姓名、公司機密與報價數字建議先用代號替代,寄出前再自己換回去,不要把整串客戶個資貼給 AI。
下一步
把你最滿意的一封信存起來,下次開頭先貼給它說「照這封的語氣寫」,會越寫越像你。